收集个人资料声明及私隐声明

 

1. 序言

本收集个人资料声明及私隐声明列载香港立信德豪会计师事务所有限公司1(以下简称「香港立信德豪」或「我们」)作为资料控制者及/或资料处理者(或资料使用者)如何处理阁下提供予我们的个人资料。

香港立信德豪致力安全及有效地管理个人资料。我们只保存在执行业务流程中所需要的个人资料,并只就下述情况共用或转移阁下提供予我们的资料。

我们的数据保障政策及程序乃依照香港《个人资料(私隐)条例》(第486章)及欧洲联盟《通用数据保障条例》((欧盟)第2016/679号条例)的规定制订。

 

2. 我们收集哪些资料及向谁收集?

当阁下与我们互动、使用我们的网站、订阅我们的业务通讯或参加研讨会及活动、与我们签订雇佣合同、提交网上职位申请,以及选购我们的服务或同意向我们提供服务时,我们会收集并处理阁下的个人资料。在我们管理客户关系的过程中,我们亦可能收集了阁下的个人资料。我们处理的个人资料包括:

  • 阁下的姓名
  • 阁下的家庭或工作地址、电邮地址及/或电话号码
  • 阁下的职位名称
  • 阁下的付款资料,包括账单地址
  • 在我们提供服务时,关于阁下的相关资料,其中可能包括有关阁下的行为、信仰等资料
  • 阁下的互联网通讯协定(IP)地址,阁下在浏览本网站时所使用的浏览器或设备的有关资料及其他分析数据
  • 阁下在浏览受限制网站的内容时,釆用的用户名称及密码
  • 阁下可能直接或间接提供的任何其他资料。

我们将储存从阁下(或与阁下关联的第三方)取得的资料、公用数据,及从第三方服务供应者(例如冲突检查机构)取得的资料。

除非另行说明,否则提供个人资料一般属自愿性质。如所要求的个人资料未获提供,或所提供的资料属不准确或不完整,均可能导致我们无法受​​理阁下的指示、请求或查询(视情况而定)。

 

3. 我们如何使用有关资料及其法律依据是什么?

我们就上文第二段所列,处理个人资料的目的如下:

  • 根据要求与阁下制定及履行合同而需要取得有关资料,例如阁下在签订协议同意提供或获取服务,或阁下希望受雇或受聘于我们时,我们需要取得一些资料,有关资料可能用于核实阁下的身份、进行信用及尽职审查、开具发票及付款、联络阁下及安排交付或提供其他产品或服务。为了与阁下签订合同,我们需要这些资料;若没有这些资料,我们便无法与阁下签订合同;
  • 遵守适用的法律法规;
  • 根据我们的合法权益,管理及保障香港立信德豪的商业利益及法律权利,有关资料的相关用途包括但不限于法律索赔、合规、监管、信用及尽职审查,和作调查用(包括与法律程序或诉讼有关的资料披露);
  • 根据我们客户及香港立信德豪的合法权益,为我们的客户提供服务;
  • 根据我们的合法权益,管理我们与阁下的关系;
  • 管理香港立信德豪的风险;
  • 回应我们可能收到阁下对我们网站或服务的任何意见或投诉,和/或根据我们的合法权益,调查任何阁下或其他人士提出的相关投诉;
  • 根据我们的合法权益,我们可能使用阁下提供的资料,对(i) 我们与阁下的通讯内容;(ii) 我们的网站;及(iii) 提供予阁下的产品或服务,进行个性化的设定;
  • 监控我们网站及线上服务的使用情况,根据我们的合法权益,我们可能使用阁下的资料,协助我们在线上及离线进行检测、改进、推广及防护我们的产品、内容、服务及网站;根据相关反洗黑钱法规对我们的规定,我们亦可能会聘用第三方协助我们对客户进行信用及尽职审查;
  • 根据我们的合法权益,若阁下透过电话与我们联系,为保证服务质素、作为培训及保安用途,我们可能对来电进行录音;及
  • 在取得阁下同意的情况下,我们可能会使用阁下的资料,邀请阁下参加市场研究或调查。


未经阁下事先同意,我们不会使用阁下的个人资料来进行或促进直接营销活动。

 

4. 我们将与谁及在什么情况下分享阁下的个人资料?

香港立信德豪可能会与BDO国际网络的其他成员所共享阁下的个人资料,以妥善及有效地管理其业务,目的在确保遵守适用的法律法规。有关BDO国际网络的更多资料,请查阅我们的网站(https://www.bdo.com.hk/en-gb/locations?locations=global)。

如为遵从法律法规的理由,或为了向阁下或我们的客户提供服务及执行业务的流程,我们亦可能与下列第三方分享阁下提供的个人资料:

  • 我们的专业顾问,例如我们的核数师和外聘的法律及财务顾问
  • 我们的供应商、业务伙伴及次承判商
  • 政府机关及/或执法人员(如属上述理由要求的、如受法律强制指令的,或为遵从适用的法例而须保障我们的合法权益时)
  • 提供反馈及排名服务的机构

我们亦可能与第三方服务供应商分享个人资料,第三方服务供应商将代表BDO国际网络的成员所就上述用途处理有关资料。

倘若我们的业务或其任何部分被出售或与其他业务整合,阁下的详细资料将披露予我们及任何潜在买方的顾问,有关资料将被转移至有关业务的新任拥有人。

 

5. 立信德豪会保存我的个人资料多久?

我们将不会就任何目的,把阁下的个人资料保存超过其被使用目的所需的时间,我们只会保留与使用目的必要且相关的个人资料。此外,我们还须按法律规定,或在合理必要的情况下,为达到监管要求、解决争议、防止欺诈及滥用,或执行我们的条款及细则而须保留若干个人资料。

如果阁下与我们的投诉小组有任何联系,我们将按解答阁下查询的需要,至完成解答查询后最多六个月保留有关资料。

我们可能会在指定的保留期限后,短时间保留阁下的资料,以便审阅资料并进行任何处理。
 

6. 我的资料储存在哪里?

我们向阁下收集的个人资料可能被存放于香港立信德豪及多个云端服务供应商的平台,并可能在香港特别行政区(香港特区)内外转移及储存。该个人资料亦可能由为我们、BDO国际网络或我们的服务供应商的工作人员,在香港特区内外处理。


在进行有关资料转移时,我们透过遵守法律规定及现行数据保障规例,确保维护所有资料的保密性及保障,并由BDO国际网络的所有成员所(包括香港特区内外的成员所)以多种方式管理,并以最佳准则实行数据加密,加强其完整性及保密性。香港立信德豪亦遵循业界最佳准则,使用VPN (虚拟专用网络) 通道、TLS(传输层安全性)及定期测试,确保执行加密控制。
 

7. 我就个人资料享有哪些权利?

除若干情况外,阁下有权通过发送电邮至[email protected],随时要求取得我们持有关于阁下的个人资料,更新或更正阁下的详细资料,拒绝接收香港立信德豪发出的其他信息或要求从我们的系统删除阁下的个人资料。我们将根据适用的当地法律规定,在实际上和商业上是可行的情形下,处理所有该相关要求。若适用法律允许,我们处理访问个人资讯的要求时可能收取费用。

若阁下向我们提供的资料,已通过自动化方式处理,阁下可要求我们以结构化的电脑可读格式,向阁下提供有关资料。

如果阁下对我们如何处理阁下的个人资料提出投诉,阁下可以在投诉获处理后,要求限制我们如何使用阁下的个人资料。在若干情况下,若阁下撤回我们处理阁下个人资料的同意,阁下可要求我们删除阁下的个人资料,我们再无需要使用阁下的个人资料;基于阁下反对我们使用阁下的个人资料,我们既无充分理由继续使用有关资料,亦无须按我们的义务处理阁下的个人资料。
 

8. 我在哪里可以找到有关香港立信德豪如何处理我的资料的更多信息?

阁下如有任何疑问,敬请发送电邮至 [email protected] 或致函至下列地址:

香港干诺道中111号
永安中心25楼
香港立信德豪会计师事务所有限公司
质量保证部

本收集个人资料声明及私隐声明可能会不时作出修订,阁下可随时查阅https://www.bdo.com.hk/getattachment/PICS-and-Privacy-Notice/ 并获取本声明的副本,以便了解我们收集,使用,保存及处理个人资料的方式。

 

***本收集个人资料声明及私隐声明的中英文本如有差异,概以英文版为准。***

最后修订日期:2018年12月1日

 


[1] 「香港立信德豪」泛指立信德豪于其香港业务旗下的下列法律实体统称:香港立信德豪会计师事务所有限公司,立信德豪商业服务有限公司,德豪税务顾问有限公司,德豪财务 顾问有限公司,立信德豪财务报表咨询服务有限公司,嘉信秘书服务有限公司,McCabe International Trustee Limited及McCabe International Limited